出差费用合同是指双方在出差过程中对费用支付和报销等事宜达成一致意见并签订的合同。在商务活动中，出差费用合同起着非常重要的作用，可以明确双方的权利和义务，避免纠纷的发生。
首先，出差费用合同应当明确费用的支付方式和标准。在签订合同之前，双方应当就出差期间可能涉及的费用进行充分沟通和协商，包括交通费、住宿费、餐饮费、通讯费等。合同中应当规定各种费用的支付方式（是由公司直接支付还是由员工垫付后报销）、标准（比如交通费用按照公务车费标准报销）以及报销规定。
其次，出差费用合同还应当规定费用的报销流程和时间。合同中应当明确员工在出差结束后需要如何提交费用报销申请，以及公司需要在多长时间内完成审核和支付。这样可以有效避免因为报销流程不清晰而导致的费用纠纷。
此外，出差费用合同还应当约定相关的责任和违约处理办法。如果员工在出差期间擅自增加费用或者违反公司规定导致费用增加，合同应当规定员工应当如何承担责任。同时，如果公司不能按时支付费用导致员工产生损失，合同也应当约定公司的违约责任和补偿方式。
最后，出差费用合同还应当明确保密责任和知识产权保护。在商务活动中，可能涉及到公司的商业机密和核心技术，合同中应当规定员工在出差期间需要保密的信息范围和保密义务，以及员工对于公司知识产权的保护责任。
总之，出差费用合同在商务活动中起着非常重要的作用，可以帮助双方明确权利和义务，规避风险，避免纠纷的发生。双方应当在签订合同之前充分沟通和协商，确保合同内容明确、合法有效，以保障双方的合法权益。
